プロジェクトを破綻させないために必要な３つのこと
前回の話の続きですが、では、家庭にプロジェクトを置き換えた時に例えば、今年の夏の旅行をプロジェクトとして考えてみましょう。
そんな難しいことではなさそうですが、プロジェクト概念がない場合の事例としては
① Kay一家のケース プロジェクト概念なし
１月元旦の会話
パパ「（友達の年賀状を見て、海外旅行に行った友人が何人か居て、自分の行きたいと思った）今年はどっか旅行行きたいなあ。ちょっとママ考えてよ。どこでもいいからさ、子どもたちもちょっと大きくなったし、近場の海外でもいいかもね。時期的には夏休みかな〜。」
ママ「いいね！了解、私は夏は北海道とかちょっと涼しいところもいいかなーと思うねえ。あと、近場の海外もいいね。夏休みかあ、ちょっと高い時期かもしれないけど、せっかくだから検討してみよう。じゃ、土日に調べるわ。」
そして１月末の会話
パパ「そういえば旅行の話どうなった？海外いいよね。△△のところはハワイに行ったみたいだよ。ハワイはもう１０年位行ってないし、また行きたくなってきたねえ。」
ママ「ちょっと調べてみたんだけど、北海道は結構良さそうよ、旭山動物園とか子どもたちも楽しめそうだし。夏休みの時期は高いんだけど、二人で働いてるしたまにはいいか！ハワイも確かに気になるね、ちょっと調べてみる！」
そして２月末の会話
パパ「ハワイ旅行の件、どうなった？△△に聞いたら、結構燃油サーチャージとかで高くつくらしいぞ。」
ママ「え？ハワイ旅行って決定なの？ハワイを調べてみたんだけど、ハワイって行くのに１０時間位かかるんだよね。それにかなり夏休みの時期って高いんだ。。
でも、私は個人的に北海道旅行も捨てがたいんだけど・・・」
パパ「そっか、でも二人で働いてるしそんな極端に高くなければたまには贅沢な旅行もいいと思うよ。あ、ちなみに俺、今年はもしかしたら９月頃から中国に出張になるかも。」
そして３月末
パパ「旅行の話ってどうなってる？そろそろ、長期休暇をとるなら、夏の帰省ができないだろうから、ゴールデンウィークに帰省するとかした方がいいかもしれないし、もうちょっと具体的に決めない？」
ママ「うーん、ハワイ旅行調べてみたんだけど、子ども達もお金かかってくるし、時期的にピークの時期だと家族で最低８０万円位はかかるんだよね。北海道旅行だと、４０，５０万円で済むよ。」
パパ「えー、ハワイってそんなにかかるの？北海道も５０万って結構かかるね。そんなに高いんじゃ行けないよ。」
ママ「えー？！高くても贅沢な旅行もたまには良いねって言ってたじゃない。私はすっかり北海道に行く気分よ。北海道って８月は高いけど、９月になると安くなるし、９月はどうかな？」
パパ「高くてもいいとは言ったけど、俺は旅行予算は２０万くらいには抑えたいと思ってたから、ハワイも北海道もどっちも予算オーバーだよ。あと、北海道を９月に延期しても９月は中国出張が決まりそうだから無理だよ、出張、２週間だよ。言ってたでしょ？」
ママ「えーー、２０万の予算って国内旅行じゃあるまいし、そんな安い旅行、存在しないよ。出張も、もうちょっとちゃんと説明してよ。出張がもしかしたらあるかもみたいに言ってたから、仮の話かと思ってあまり考えてなかったよ。あーあ、パパがちゃんと予定を言ってくれなかったから、今年は旅行できない」
パパ「えーー、そんな高い旅行計画を俺に予算感も説明せず勝手に企画して、今頃になって言ってくるママのせいでしょ。そもそもこの３ヶ月何してたの？」
バトル勃発！
↑こんな会話、したことありませんか？ うちだけですかね？程度問題はあれども、いわゆるミスコミニケーションです。
１月の元旦から始めたのに、３ヶ月後に、旅行に行く具体的な話どころか、旅行に行けない、結論に至りました。プロジェクト的に言うと、破綻プロジェクトです。
一体何が悪かったのでしょうか？言い方？話すタイミング？
いえいえ、そうではなく、これはプロマネ観点で考えると、プロジェクトに必要な三大要素が抜けており、またExpectation Managementができていなかったのが良くなかったのです。
プロジェクトの三大要素というのは、
スコープ、コスト、タイム
の３つを言いますが、この三つが曖昧だったことが大きな要因であり、
もう一つはStake HolderのExpectaion Management (日本語に敢えて訳すならば、ステークホルダーの期待管理？)
ができていなかったことも原因にあります。
スコープとはプロジェクトの範囲で、会話の中で国内旅行と海外旅行など、範囲が狭まらないままずっと会話が進んでいました。これでは、具体的な話に落とし込めませんし、対象が変わったらそのたびに一から調べ直しになります。スコープについてはまずいの一番に決めるべきものでした。
次にコストですが、これも一番最後にコスト感が出てきましたが、それまではパパ、ママお互いの頭の中になんとなくあるものをベースに話しています。ちゃんと数字ベースでのコスト感が必要でした。
最後にタイムですが、これはプロジェクトの稼働日やプロジェクト期間などを指します。二人は夏の旅行と言っていたものの、夏では期間があるようでないもの、６月は初夏といえば初夏、９月も夏の終わりといえば夏、6月から9月までは四ヶ月もあり、何の3分の１が対象なってしまい、しかも何日間の旅行か決まっていないのも問題です。
そして、さらにプロジェクトを破綻させてしまう背景になっているのがExpectationが違っていることもあげられます。
この木のイラストはプロマネの間では結構有名なイラストなのですが、オレゴン大学の実験というもので、顧客は自分が必要な要件について常に正しく表現できるとは限らないということをユーモアのある漫画で表現しています。この漫画では、顧客は三連のブランコが欲しい、と言ったけど実際はタイヤのブランコを欲してたというオチで、誤った要件定義に基づき開発者やプロマネがさらに誤った理解をしてプロジェクトが破綻するというものです。
パパとママの会話もこの状態に実は近いのです。
パパは、実は友達の年賀状をみて、友達に対する対抗心からいった思いが出てきて、近場の海外に行きたいと思っていたのです。
この場合、どっか旅行行きたいな。どこでもいいからさ、というのは自分の本心を隠しているだけで、実際は「近場の海外に行きたい」という要件があります。
さらに時期的には夏休みと言っているものの、後の会話でお盆の帰省に影響が出ると言っているように、パパは夏休みをお盆だと思っています（8/15前後の３日から５日程度）。
そんな期待（Expectation）が明確に捉えられていないので、後々二人の会話に乖離がでてきます。
では、次はプロジェクトの３大要素とExpectionManagementが取り込まれた会話を再現してみましょう。
② Kay一家のケース プロジェクト概念あり
１月元旦の会話
パパ「（友達の年賀状を見て、海外旅行に行った友人が何人か居て、自分の行きたいと思った）今年はどっか旅行行きたいなあ。ちょっとママ考えてよ。どこでもいいからさ、子どもたちもちょっと大きくなったし、近場の海外でもいいかもね。時期的には夏休みかな〜。」
ママ「なるほど。海外か、近場ってどのあたりを想定？（スコープを定義）夏休みっていうけど、具体的にいつのイメージ？私は７月は忙しくて休みとれないし、８月もかなりバタバタしてるから、とれても平日休み1日位かな。。（タイムを定義）
あと、海外だと国内よりも旅行費高いと思うんだけど、いくら位の旅行費イメージでいるの？（コストを定義）
パパ「うーん、近場って子どももいるから飛行機で羽田から数時間で行けるグアムとか、サイパンのイメージだよ。アメリカとかヨーロッパだと時間かかるしね。あと、時期は俺も８月が良くって、お盆に長期休暇をとって５日くらいのイメージだったけど、そっかママは１日しか有給とれないだね。。だったら、２泊３日位でどうかな。旅行費は俺は家族で２５万円が限度だと思うよ。安ければ安いほどいいね。」(タイムの明確化)
ママ「了解。でもなんで急に海外旅行行きたくなったの？」(Expectation Management)
パパ「実は友達の◯◯の年賀状で、あいつがサイパンに言ったって書いてたのを見て、何となく俺も行きたくなったんだ。子どもがいるから長旅は大変だけど、サイパン位なら近そうだし、あとやすそうだし。」
ママ「なるほど！了解」
前回の会話とは違い、最初の会話でおよそのプロジェクト三大要素が聞けましたね。また、Expectation Managementが多少できています。実際の業務ではExpectaion Managementは時間をかけてじっくりやらないとできないことが多いですが、ここは夫婦なので友達の◯◯が行きたいといってたらから行きたい、ということの趣旨が理解できます。実は◯◯は昔からの仲良しの友達で、◯◯とは良きライバル、あいつが子連れで海外行けたんなら俺も行ける、行きたい！という思考があるのに気が付きました。
そこでママは１月の休日に、旅行代理店に行き２泊３日で行ける近場の海外旅行、予算は２５万円、８月のどこかの日程で探します。
そして１月末の会話
パパ「そういえば旅行の話どうなった？海外いいよね。△△のところはハワイに行ったみたいだよ。ハワイはもう１０年位行ってないし、また行きたくなってきたねえ。」
ママ「ちょっと調べてみたんだけど、サイパンなら羽田から飛行機で３時間半で家族４人で２５万ギリギリに収まるよ。ただしお盆は避けないとだめだから、お盆前のシーズン平日出発限定ね。ハワイだと、先月言っていた要件から外れて特にコストの部分がサイパンですら２５万円ギリギリだから倍ぐらいになるかもしれないけど、それでもいいの？あと、ハワイは２泊３日じゃむりだから、せめて３泊５日かな。私はかなり休みとりにくいけど、どうしてもハワイっていうなら仕事なんとか調整できるようにしてみる」(プロジェクトの三大要素に基づく制限事項の検討。このケースでは当初のコスト感から外れてしまっている点の検討をしています)
パパ「あー、そっか。。。（パパはお金に厳しい人のため、予算オーバーと聞くと一気に現実に戻される）ハワイはたまたま△△が言った話をこないだしてたから、良いなと思ったんだけど、予算は譲れないからやっぱり近場にしよう。お盆を避けないといけないんだね。じゃあ、俺はお盆以外で休みとれそうなタイミング調べる。それじゃ、お盆は例年どおり実家に帰省だね。じゃママが１日だけしか有給とれないから８月４日（金）に１日休みをとって３日間にしようか。」
前回は旅行のスコープが明確に決まってなかったため、ハワイ旅行の話が出てきた時にハワイ旅行がオプションに乗ってきてしまいました。しかしながら、今回はスコープ定義とコスト定義を決めていたので、振り回されることなくもとのスコープ内で話をすることができました。
そして２月末の会話
パパ「サイパン旅行ってどうなった？もう休み確定して、職場のカレンダーに休み入れてもいい？」
ママ「いいよ。実は調べたら８月４日からの３日間の良さそうなツアーがあったの。既に空席待ちだったんだ。でも、今からなら複数の旅行会社で予約できるから、安い方のツアーを仮押さえして、２つ申し込んでおくね。」
２月末の時点で、今回は具体的な ツアーの予約に行き着いてますね。しかも、具体的プランに行き着く時間が短かったため、選択肢が増えています。
そして３月末
ママ「昨日空席待ちだったツアーに空きが出たよ。これで確定だね！サイパン旅行楽しみ！」
パパ「おお、良かった。俺も先月職場のカレンダーに入れておいたし、ばっちりだよ。」
どうでしょう？差は歴然ですね、最初の時点でいわゆるプロジェクト用語では要件定義というのですが、何を欲しているかに時間を割いているので、最初の会話に比べると出戻りが少ないのです。
ということで今回はプロジェクトの三大要素（スコープ、タイム、コスト）について学びました。この三大要素はプロジェクトを破綻させないために最低限必要なことであり、曖昧な要素が多ければ多いほどプロジェクトは破綻します。
次回は、Expectation Managementをもう少し深掘りし、Stake holder(ステークホルダー)について語ります。では！
