こそだテック〜プロマネ的子育て

外資金融でプロマネをしながら、2人の子ども(ともに保育園児)を育て、フルタイムで仕事してます。経験したプロジェクトは数名規模から100人超まで業務改善からシステム構築、法令対応など。。ITを使った子育てに興味あり。

ステコミって何?

先日ワーキンググループという話がありましたので、続いてステコミについてお話しましょう。

 

http://i1.wp.com/www.msrc-cu.org/wp-content/uploads/2016/10/steering-committee.jpg

ステコミというのはステアリング・コミッティーの略で、英語ではSteering Commiteeと書きます。Steerというのは、舵を切るという意味で、強い力をもってぐいぐい方向を定めていく印象のある言葉です。Steerできる人が集まるCommitee、日本語でいうと、、適切な言葉がないようで日本企業と話をする時も「ステコミ」と呼んでます。

bizex.goo.ne.jp

基本的にはかなり上層部の人を中心とした会議で、例えばある企業の営業システムの入れ替えプロジェクトであれば、営業部の部長、役員クラスと関係部署の部長、役員クラスが出て来るはずです。

 

ステコミの重要な役割は、企業のマネジメントまで話を通さないといけないことをEsclationすること、日本語で言うと上にあげる、ってことですね。そして、もう一つ決断をすることです。


適切な日本語表現がないのがちょっとおもしろいなと思うのですが、ステコミの重要なポイントは各ビジネスラインから決断できる人が集まらないといけないということで、私がいる外資系は決断できる人というのがかなり明確で、むしろ決断できないのに上層部にいる人は居ないのが普通です。

ところが、日系企業だとそうでもなく、以前私も日経企業と仕事をしたことがあるのですが、まずびっくりしたのが、会議に出てくる人数の多さ。

会議ではこちらは3人なのに、日系企業は10人以上も来て、しかもその場では何も決まらない、というような事がよくありました。

 

よく言われるように日系企業外資に比べると決定権がどこにあるのか見えにくく、その結果ステコミに相当する会議を形成しにくいのではと思います。

 

アリババでも、私のちょうど考えているような事が書いてありました。

 

www.alibaba.co.jp

 

そうなんですよね~。。この意思決定スピードは、意思決定できる人がはっきりしてるからできるんだと思います。

 

日系企業が何人も会議に出てくるのに、決断がすぐできないというのは、和を大事にするということ以上に、決定権を持っている人が不明確というのが原因なのではと思います。このあたりは以前紹介したステークホルダーのところでRACIリストの話でも言いましたが、Resopnsibleな人はいるけど、Accountableな人が複数発生してしまっているか、居ない状態なのではと感じます。

kay-familyhack.hatenablog.com

 

そんなときは、RACIを使って、日系企業でも決断をする人(Accountable)な人をはっきりさせ、その人に決断を促す、相談は必要だけど、最後は決断を一人でしてもらうのも一つの手です。

 

こういうと、外資のステコミってすごそうなイメージですか?

http://www.psta.net/images/Finance-Committee-2.jpg

 

ハイ。実際、かなり壮絶なんです。。事前準備が大変で、上層部が出てくるので下手なこと言えないし、分析が足りてないとすごい突っ込みを受けますし、準備不足だと公開処刑状態になることもあります。会議が終わった後は、いつもゲッソリ。。

 

http://i.huffpost.com/gen/1438500/images/o-WORK-BURNOUT-facebook.jpg

 

日本企業のように根回しがそこまでないですし、予定調和は基本的にないので、かなり緊張します・・

 

1時間からせいぜい1時間半でおよそ決断に必要な情報やリスク、問題点などを伝えてその場か、遅くても数週間で決断にいたるようにアクションアイテムに落とし込みます。

 

外資系での根回しは少ないとはいえ、Esclationの場でもあるので、自分のレポートライン上のはるか上の上司に事前の情報共有せねばならず、事前からかなり厳しい指摘が入るので、ステコミの前1〜2週間はピリピリモードです。

 

とはいえ、ステコミは内部のミーティングがメインなので、そこまで時間を割きすぎるのもどうかと思うのですが、同時に役員クラスの人がひと目で分かるような資料を用意しうようとすると時間がいかんせんかかり、ステコミ前は根回し、ワーキンググループでの合意形成など同時並行で行うことが増え、負担感半端ないです。

 

http://www.thevisablog.com/ng/sites/default/files/news-image/Meeting.jpg

 

頻度は(個人的には)月一くらいが適当で、重要な局面では2週間毎などにすることもありますが、やはり前述の通り準備もそれ相当の時間を要するので、結構ステコミの準備だけで多くの時間をさくことになりがちで、肝心のプロジェクトに関するタスクが滞るリスクがあります。

 

また、外資特有かもしれませんが、複数の拠点から上層部の人が参加するため、ビデオカンファレンスをする場合もありますが、多くの場合は電話会議です。

 

外資金融では一般的ですが、こういう電話会議用のツールを使い、会議室から参加したり、自分専用のオフィスを持っている役員は自分のオフィスから入ったりします。

http://greb.com/wp-content/uploads/Greb-Business-Telephone-Systems-in-Kitchener-Waterloo-Guelph-London-Polycom-Conference-Phone-Model-Soundstation-2w-Nortel-lg.png

 

実は、来週はステコミが控えているので、今から胃が痛いですが、頑張ります(汗)

 

クリティカルパスって何?

WBSを引くと、クリティカルパスが見えてくるという話を前回しましたが、ではクリティカルパスとは何でしょうか。

 

わかりやすい表現がネット上でありましたので、こちらをそのまま掲載します。

”最長経路”をクリティカルパスといいます。

 

プロジェクトの各工程を、プロジェクト開始から終了まで「前の工程が終わらないと次の工程が始まらない」という依存関係に従って結んでいったときに、所要時間が最長となるような経路のこと。クリティカルパスに含まれる工程に遅延が発生すると、その分だけプロジェクト全体のスケジュールも遅延するため、クリティカルパスに含まれる工程は特に遅れてはならない重要な工程として重視されることになる。

クリティカルパスとは|最長経路|critical path − 意味 / 定義 : IT用語辞典

 

 

クリティカルパスの中には、いくつもの重要のタスクが連なっている事が多く、それらのどれか1つでも遅れるとプロジェクト全体のスケジュールが遅延します。

そして、クリティカルパスは最長経路のため、余裕(これをプロジェクト用語ではフロートと呼びます)が全くありません。

クリティカルパスが遅れると前述のように、プロジェクト全体が遅延してしまうので、資源の投入(つまりマンパワーの投入)あるいは最適化(全体に影響がでないようにクリティカルパス内のタスクのやり方や期限を変えるなどして何とか間に合うようにする)が必要です。

資源配分に関してはこちらのサイトで細かく考えるべきポイントを書いているので、こちらを御覧ください

www.innopm.com

 

実務では、判断が難しいのが資源の投入です。特に長期のプロジェクトでは、プロジェクト参画メンバーの知識の積み上げが重要になってくるので、仮にプロジェクト全体が遅れそうだと言っても、誰かを投入すれば済むという話でもなかったりします。

 

火消し役のようなプロマネが投入されるというのは大きなプロジェクトでは往々にしてあることなのですが、その人がどれだけ早くプロジェクトにキャッチアップできるか等にかかっており、必ずしもいい結果を招くとも限りません。

特にプロマネサイドではなく、IT開発サイドや業務サイドの資源投入はキャッチアップする時間の確保が難しい可能性が高く(プロジェクトの進行に応じてメンバーが皆知識を蓄積しているので)、実務上、結局今いる人で何とかするという、一見根性論のような、はたから見たらありえない!こんなに働いてるのにこれ以上働かせるなんて!というような、事態に陥ることがあります。

 

実際に、IT業界で有名な法則に、ブルックスの法則というのがあり、遅れているソフトウェアプロジェクトへの要員追加は、プロジェクトをさらに遅らせるだけだ (英語: Adding manpower to a late software project makes it later.) という現象が起こることがあります。

ブルックスの法則 - Wikipedia

 

普通、よっぽどのスーパーエンジニアとかでなければ、なかなかクリティカルパスが遅延しそうなプロジェクトをミラクルでなんとかすることはできないのです。ですから、それなりにできる社内のエース的な人がなんとか火消しで入ってくれても、むしろコミニケーションコストが最初はかかるし、キャッチアップするのに時間かかるし、本人も周りも、期待に対してパフォーマンスが上がらず辛い思いをする可能性が高いのです。ですから、そういうことを経験則上良くわかっている人ほど、単なる資源投入を嫌い、今のメンバーで何とかやろうとします。

すると、中にいる人からすれば人は投入されないし、仕事はきつくなるし、なんてしんどいデスマーチだ!となり、不平不満が出てきて、プロジェクトメンバーのモチベーション維持に苦心することもあります。

それでも続けると、いわゆるデスマーチプロジェクトになります。

 

https://image.slidesharecdn.com/20141003pmicicpddpdfforslideshare-141019160859-conversion-gate01/95/end-the-project-death-march-do-more-projects-and-boost-team-engagement-4-638.jpg?cb=1413735530

 

回避策は、

 

クリティカルパスの遅れの可能性をできるだけ早くに潰すということです。後になればなるほど、本来PMの参考書にかかれているような資源の投入が現実的ではなくなり、かつプロジェクト全体の遅れる可能性が濃厚になってきます。

なので、できるだけ早い段階で遅れる可能性のあるものを潰すのが一番良いのです。

 

ただし、これは言うは易し行うは難し、

 

私も、はやプロマネ歴10年を超えましたが、クリティカルパスが何なのかを洗い出すのは簡単ですが、遅れを早い段階でつぶすというのは難しく、なかなかできていないのが現状です。

簡単なソリューションはなく、個別具体的に知恵を出し解決していくしかないとても難しい問題です。

職場でのバレンタインがとても面倒でやめたい件

2月になると気になってくるバレンタイン。

http://top5google.com/wp-content/uploads/2014/11/love-back002.jpg

 

でも、30代を過ぎ中堅社員になりつつあるわたくしの、キニナル感は、決してウキウキ感ではなく、今年もあいつがやってくる・・って感じで、正直、土日であることを切に願うのですが、今年は平日ということで女子社員同士でバレンタイン会議をせねば。。

 

誰にチョコを渡すかは気の遣う話で、ある会議で私は渡さなかったある男性社員Aに、別の女性が渡したりなんかすると気まずい事この上なく、当然「あ、会議だったんで持ってきてないんですけど、あとで持っていきますからねー」とフォローし、当日慌ててチョコを買いに行くことになります。

 

いつも思うんだけど、職場でのバレンタインはやめたい。完全なる義理チョコに対し、完全なる義理返し。。。

男性社員に負担のないように配慮するため、ある年は手作りにして「全然お金かかってないし、気持ちだけなんでお返しはいりませんよ」、といったものの、やはりホワイトデーには全員から高級なお菓子などがかえってきて、恐縮しました。

またある年は、関わっているプロジェクトが9割男性で、しかもベンダーと協業のプロジェクトだったため、ベンダーの女性プロマネともバレンタイン会議をした、ということもありました。

 

あげたりお返しするのが面倒、義理チョコ禁止に7割が賛成、という話もあるくらい。

news.biglobe.ne.jp

 

誰かマネジメントレベルで辞める決断をしてくれないものかと期待してるけど、今年もそうはならず。。。

 

またバレンタイン会議です。

 

こういう無駄なことは潔くやめて、同額を寄付するなどに変えませんかね? 仕事だけでも忙しいので、長時間労働を日本をあげてやめようというなら、

まず業務に関係ない義理チョコとそれに伴うお返しの習慣をやめませんかね。

 

チョコは本気の人達と、会社の外でのみお願い致します(`_´)ゞ

 

とはいえ、今年も他の人があげてしまうので、やはり私も…

 

あぁ、今年もまたこのループから抜け出せない。

 

 

 

 

お葬式に出席しました

親戚が亡くなり、お葬式に参加しました。

そのためバタバタしており、更新が開いてしまいました。

 

(この画像は実際のお葬式とは関係ありません。)

http://www.uqo.jp/recruit/uniblo/wp-content/uploads/img1.jpg

癌で長い間闘病してたので突然のことではなく、もう長くないという話も少し前に聞いていたのでいよいよかという思いではありましたが、やはり実際に通夜やお葬式に出ると、亡くなった事実を思い知らされます。

 

さて、お葬式は急に来るもので、準備ができないとはいいつつも、残る人にとっては故人を失った悲しみやショックを抱えながらも、葬式をしないわけにはいかないし、とこれはすごくタイムクリティカルで大変なプロジェクトだなと思いました。

 

お葬式もプロジェクトか?と否かと問うと、タイム、スコープ、コストがあるので、(あるいは日常業務かと問えば明らかにNOなので)、不謹慎かもしれませんが、やはり定常業務からは外れたいわゆるプロジェクトなのだと思います。

 

人の死は予約はできないのでタイムは事前準備があまりできないという難しさがあるにもかかわらず、お葬式まではそれほどの猶予がなく、それこそ、遺族の悲しみ等を考えると数カ月後にしても良いような気もしますが、とりあえず葬式=火葬(埋葬)と多くの場合なっているので、十分な調査や準備ができないことが多く、遺族に大きな負担を与えているなーと思いました。

 

私が参加したお葬式も、残された遺族が70代、見送った故人が80代、他に親戚もそれほどなく、ほとんど70代の遺族が準備等全てやることになり、それまでの闘病生活を支えてきた疲労等で会いに行ったときは、疲労困憊でした。しかも、こじんまりとやった家族葬でも葬儀の費用は100万円を超えていて、全国平均でも150万円程度、200万円を超える式も普通のようです。

 

sougi.minrevi.jp

 

 今後高齢化が進むにあたり、こういう負担は相当なものになってくるんだろうなと感じました。だって、普通に考えて200万円出費する対象のものって、葬式意外は皆、真剣にじっくり考えますよね。200万あれば新車購入とか、家のリフォームとか、結婚式だって200万円でできますよね。なのに、葬式ではそもそもプロジェクトの三大要素であるコストの部分ですら、はっきり分からない。

 

今回の親戚の疲労困憊っぷりをみて、自分の家族にもし不幸があった場合、どうするんだろうなどと考えてみました。

 

自分なら、まず、今の世間の常識としてお通夜、葬式、火葬が三点セットのようになっている事が人の死にまつわる作業を増幅させてしまっているのではないか、もっと簡素にできないものなのか?と考えるでしょう。

 

世の中、同じように考える人も一定数いるようで、直葬(火葬のみ)というのもありました。

www.osohshiki.jp

 また、通夜と葬式という二段構えも残った人にとっては負担でした。今は、一日葬というのもあるそうです

www.e-sogi.com

 

さらに、もっと進んだものとしては、献体。これは倫理的に家族の反対とか色々あるかもしれませんが、死後に遺体を医学部の実習に利用してもらう方法で、費用は大学負担のため葬式、お墓のお金さえ節約できるそうです。

www.tetuzuki-all.com

 

結構抵抗のある話だなと個人的に最初は思いましたが、このような↓話を読むとああ、色々なんだなと考えさせられました。

 

www.nhk.or.jp

 

結果論として200万円かけて故人が喜びそうな葬式をできたというのでも良いですが、プロマネを職業としている身としては、準備できることは多少でも準備し、残った家族を支えてあげ、そもそもこれは本当に必要なのか?と考え、自問自答できるようになりたいです。(悲しみにくれながら、実際にできるのかは別問題ですが・・・)

 

世間で昔からこういうふうにやってきたから、と思考停止に陥らずタブー視せず、考えれらたらなと思いました。

 

WBSって何?

前回の記事で、ワーキンググループによるブレストをしたKay一家。

 

プロマネスキルを駆使し、課題や、やることリストが浮き彫りになってきました。

 

でも、やることは分かったとしてもこれからの数ヶ月間、ワーキンググループ(今回の旅行の場合は主にパパ、ママの二名)はどうやってやることのリストを管理していけばいいのでしょうか?

 

 やることを理解したという状態から、実際に行動に落とし込み、完了するまでには大きな隔たりがあります。この隔たりを埋める代表的なツールがWBSです。

 

手書きのメモによる管理、スマホでリスト管理、Excelで管理、などやりかたは様々ですが、プロジェクトマネジメント上、こういったタスクリストというのをWBSと呼びます。実務でも、そのままダブルビーエスと呼びます。

 

正式にはWork Breakdown Structureといい、工程管理やスケジュール管理のツールです。

 

一般的には、タスクリストとガントチャート(工程表)が合わさったものをWBSと呼びますが、タスクリストだけでもWBSと言えて、具体的にはこんなイメージ↓

 

私もよく作ります。ベンダーさんや他社と一緒にやるプロジェクトをいくつも経験しましたが、皆さんフォーマットは違えども同じようにWBSガントチャートをつけて全体管理をするケースが多かったです。

 

http://mngmnt.jp/jp_open/wp/wp-content/uploads/2015/04/currywbs.png

 

 WBSがあることで、何が良いかというと(逆にタスクリストと較べて何が優れているかというと)、クリティカルパス(このタスクが遅れるとプロジェクト全体が遅れるというもの)が明確化されることと、前後関係がはっきりするということです。

 

Kay一家の旅行の場合は、

例えば、旅行の予約自体が遅れると旅行自体に行くことが危うくなってしまう恐れがあるので、旅行予約がまずクリティカルパスとしてとらえるタスクの1つです。その他も、これがないと他がうまくいってても全体が遅れる危険があるもの、例えばパスポートを取る(あるいはパスポートを持っている人であれば期限を確認し、旅行のタイミングでパスポートの期限が切れてしまうようなことがないよう確認する等)もクリティカルパスです。

このクリティカルパスを洗い出すためにも、WBSを書くと前後関係がはっきりして良いのです。ビジネスの現場ではマイクロソフトのプロジェクト派とExcel派に別れることが多いのですが、私の周りではExcel派がメジャーで、私も自分がリードする場合のプロジェクトでは私自身もExcelを使用しています。

 

Kay一家のWBSをざっと書いてみますと、こんな感じです。デジャブ感が半端ないのですが、、とりあえずイメージがつきやすいようにNo.1だけガントチャートを追記しました。

f:id:kay_familyhack:20170212010126p:plain

 

あとは、これをドンドン詳細にしていくだけです。そうやっていくと、あるタスクが終わらないと次に行けないタスクと、前後に関係なく進められるものが出てきますので、前後関係があるものを洗い出してそれを重要度高くかつ、クリティカルパスとして他のタスクとはちょっと扱いを変えて管理して行くことが重要です。

 

 では、次回はクリティカルパスをもうちょっと深掘りしてみます。

 

ブレインストーミングって何?

夏のサイパン旅行を企画して、ある程度行けそうなことがわかってきたKay一家ですが、漠然とした旅行の夢を現実のものにするためにどうやれば効率よくできるでしょうか?

 

1つのやり方が、前回少し説明したブレインストーミングです。

 

実務上は、ブレストと略したりもしますが、課題が漠然としていたり複雑でどこから取り掛かったらわからないような場合にとっかかりを作るのに有効です。

 

http://studio.usgbc.org/wp-content/uploads/2015/07/brainstorming.png

 

Kay一家の場合に置き換えてみましょう。

3月末の時点で飛行機のチケットとツアーは押さえられましたが、それ以外は決まっていません。8月4日まで何をすればいいでしょうか?

 

詳細はこちらのページなどを参考にしていただきたいのですが、

正しくやってる?誤解しがちなブレインストーミングの基本とヒントCode部

creive.me

 

この中でも特に重要なものを個人的に3つだけあげると以下の3つだと思います。

 

1. Go for quantity and accept everything 質より量でとにかくガンガンアイディアをあげてもらい全部受け止める

どんな馬鹿馬鹿しいアイディアでもとにかくあげまくる、皆から平等に意見を求める、というのが重要で、ミーティングではよく声の大きい人(権力のある人)の意見が全体の意見のように捉えられてしまうことがありますが、難しい課題の前にはそのような決めつけというのは危険です。むしろ、全くの素人や関係のない人からの意見の方が本質的であったり、いいアイディアということもあり得るのです。ですので、質は無視してとにかくまずはアイディアをあげてもらうことに徹しましょう。

 

http://www.hrmasia.com/sites/default/files/44550391_l.jpg

2.Allow unconventional ideas /Build on each others idea

あんまり説得力のない意見でも受け入れ、それぞれのアイディアを積み上げる。 

社会人経験が豊富になればなるほど、やる前から結果がある程度予測できるようになり、突飛なアイディアを聞いても「あり得ない」と一蹴してしまう傾向があります。無意識的に、できないと決めつけてしまうのです。

でも、ブレインストーミングではこれはご法度です。どんな馬鹿馬鹿しい荒唐無稽なアイディアも、苦笑いしてしまうようなものでも、一度リストアップしてください。そして、全員から意見を平等に得るのも重要です。

 

http://www.yblnigeria.com/community/blogs/img/blog-post-ideas.jpg

3. Defer Judgment 判断しない

最後に、アイディアに批判や、評価をしない。2と限りなく近いですが、言うは易し行うは難し、なので、敢えてもう一度いいます。何なら、最初の約束事としていかなる意見にも全員で「良いねー」ということを決めてしまってもいいくらいです。

 

http://quiizu.com/wp-content/uploads/2016/09/main-1.jpg

 

http://iwlearn.net/manuals/tda-sap-methodology/development-of-the-sap/brainstorming-innovative-ideas-and-opportunities/brainstormingrules.jpg/@@images/d9cfec47-654e-4eb8-b2e0-da768cf9c424.jpeg

 

 

Kay一家の場合は、日常会話の延長で良いと思いますが、旅行で何する?や持ち物何持っていく?などといったとりとめのない会話から始めて、どういった項目がありそうか検討するのが良いかなーと思います。

その際お互いに、馬鹿馬鹿しいと内心思っても口に出さず、いいアイディアだねーと褒め称えながらやるのが重要です。

 

ちなみに、旅行の場合、やることリストは世の中に大量に出回っているので、それを参考にするのも1つです。物事にはその道のプロがいて、特に旅行などは典型的なリストが既に存在するので、そのリストを元に話を始めるのも簡単で良いでしょう。

 

latte.la

 

www.nta.co.jp

ワーキング・グループって何?

前回の記事で、ステークホルダーをRACIの分類で分けました。

 

  パパ ママ 子ども パパ実家 ママ実家 パパ同僚 ママ 同僚 保育園 パパ友△△
R(Responsible)  X  ?            
A(Accountable)  X                
C(Consulted)        X  X  X    
I(Informed)        X X  X  X  X  X

 

では、この分類に基づいてやるべき作業をざっくりと考えてみましょう。

パパ、ママ→実作業者なので、旅行計画を練ります。パパ、最終説明責任者、パパママ双方の実家と同僚、保育園、パパ友などステークホルダーがいることが判明しました。

では、この人達を皆満足させられるように効率的に作業をすすめるにはどうしたらいいでしょうか?

パパとママは毎日旅行について話し合う?日々の仕事と家事に忙殺されてしまいそうで、あまり現実的ではありませんね。それよりは実務でもよく使うワーキング・グループを使いましょう。

私は実務で個人的によくWGと略して使っています。Kay一家では旅行ワーキング・グループ(WG)を立ち上げます。

ワーキンググループとは”特定の問題の調査や計画の推進のため設けられたチーム。WG。”

kotobank.jp

このWG(ワーキング・グループ)では旅行のための調査、推進に必要なことを話し合います。

Kay一家のワーキング・グループの主メンバーである二人は定期的に旅行の話を効率よく話すため、2週間に1回旅行のワーキンググループを設定し、話し合うことにしました。

 

http://www.whittleseacommunityfutures.org.au/i/partnership.jpg

 

初回のWG

夏の旅行のための必要なことを話します。いわゆるブレーンストーミングってやつですね。

 

ブレインストーミング - Wikipedia

集団でアイデアを出し合うことによって相互交錯の連鎖反応や発想の誘発を期待する技法

 

集団で、課題・問題点を話し、次回のWGまでに課題を解決する、というのが基本的な考え方です。なんでもアイディアを出しまくって、課題やタスクなどを洗い出す手法です。

 

http://studio.usgbc.org/wp-content/uploads/2015/07/brainstorming.png

最初にブレインストーミングでアイディアを出して、その後はそのアイディアに基づて進捗管理をしていくというのが基本の流れです。

 

では次回は、ワーキンググループでのブレインストーミングについて考えてみましょう。