こそだテック〜プロマネ的子育て

外資金融でプロマネをしながら、2人の子ども(ともに保育園児)を育て、フルタイムで仕事してます。経験したプロジェクトは数名規模から100人超まで業務改善からシステム構築、法令対応など。。ITを使った子育てに興味あり。

WBSって何?

前回の記事で、ワーキンググループによるブレストをしたKay一家。

 

プロマネスキルを駆使し、課題や、やることリストが浮き彫りになってきました。

 

でも、やることは分かったとしてもこれからの数ヶ月間、ワーキンググループ(今回の旅行の場合は主にパパ、ママの二名)はどうやってやることのリストを管理していけばいいのでしょうか?

 

 やることを理解したという状態から、実際に行動に落とし込み、完了するまでには大きな隔たりがあります。この隔たりを埋める代表的なツールがWBSです。

 

手書きのメモによる管理、スマホでリスト管理、Excelで管理、などやりかたは様々ですが、プロジェクトマネジメント上、こういったタスクリストというのをWBSと呼びます。実務でも、そのままダブルビーエスと呼びます。

 

正式にはWork Breakdown Structureといい、工程管理やスケジュール管理のツールです。

 

一般的には、タスクリストとガントチャート(工程表)が合わさったものをWBSと呼びますが、タスクリストだけでもWBSと言えて、具体的にはこんなイメージ↓

 

私もよく作ります。ベンダーさんや他社と一緒にやるプロジェクトをいくつも経験しましたが、皆さんフォーマットは違えども同じようにWBSガントチャートをつけて全体管理をするケースが多かったです。

 

http://mngmnt.jp/jp_open/wp/wp-content/uploads/2015/04/currywbs.png

 

 WBSがあることで、何が良いかというと(逆にタスクリストと較べて何が優れているかというと)、クリティカルパス(このタスクが遅れるとプロジェクト全体が遅れるというもの)が明確化されることと、前後関係がはっきりするということです。

 

Kay一家の旅行の場合は、

例えば、旅行の予約自体が遅れると旅行自体に行くことが危うくなってしまう恐れがあるので、旅行予約がまずクリティカルパスとしてとらえるタスクの1つです。その他も、これがないと他がうまくいってても全体が遅れる危険があるもの、例えばパスポートを取る(あるいはパスポートを持っている人であれば期限を確認し、旅行のタイミングでパスポートの期限が切れてしまうようなことがないよう確認する等)もクリティカルパスです。

このクリティカルパスを洗い出すためにも、WBSを書くと前後関係がはっきりして良いのです。ビジネスの現場ではマイクロソフトのプロジェクト派とExcel派に別れることが多いのですが、私の周りではExcel派がメジャーで、私も自分がリードする場合のプロジェクトでは私自身もExcelを使用しています。

 

Kay一家のWBSをざっと書いてみますと、こんな感じです。デジャブ感が半端ないのですが、、とりあえずイメージがつきやすいようにNo.1だけガントチャートを追記しました。

f:id:kay_familyhack:20170212010126p:plain

 

あとは、これをドンドン詳細にしていくだけです。そうやっていくと、あるタスクが終わらないと次に行けないタスクと、前後に関係なく進められるものが出てきますので、前後関係があるものを洗い出してそれを重要度高くかつ、クリティカルパスとして他のタスクとはちょっと扱いを変えて管理して行くことが重要です。

 

 では、次回はクリティカルパスをもうちょっと深掘りしてみます。

 

ブレインストーミングって何?

夏のサイパン旅行を企画して、ある程度行けそうなことがわかってきたKay一家ですが、漠然とした旅行の夢を現実のものにするためにどうやれば効率よくできるでしょうか?

 

1つのやり方が、前回少し説明したブレインストーミングです。

 

実務上は、ブレストと略したりもしますが、課題が漠然としていたり複雑でどこから取り掛かったらわからないような場合にとっかかりを作るのに有効です。

 

http://studio.usgbc.org/wp-content/uploads/2015/07/brainstorming.png

 

Kay一家の場合に置き換えてみましょう。

3月末の時点で飛行機のチケットとツアーは押さえられましたが、それ以外は決まっていません。8月4日まで何をすればいいでしょうか?

 

詳細はこちらのページなどを参考にしていただきたいのですが、

正しくやってる?誤解しがちなブレインストーミングの基本とヒントCode部

creive.me

 

この中でも特に重要なものを個人的に3つだけあげると以下の3つだと思います。

 

1. Go for quantity and accept everything 質より量でとにかくガンガンアイディアをあげてもらい全部受け止める

どんな馬鹿馬鹿しいアイディアでもとにかくあげまくる、皆から平等に意見を求める、というのが重要で、ミーティングではよく声の大きい人(権力のある人)の意見が全体の意見のように捉えられてしまうことがありますが、難しい課題の前にはそのような決めつけというのは危険です。むしろ、全くの素人や関係のない人からの意見の方が本質的であったり、いいアイディアということもあり得るのです。ですので、質は無視してとにかくまずはアイディアをあげてもらうことに徹しましょう。

 

http://www.hrmasia.com/sites/default/files/44550391_l.jpg

2.Allow unconventional ideas /Build on each others idea

あんまり説得力のない意見でも受け入れ、それぞれのアイディアを積み上げる。 

社会人経験が豊富になればなるほど、やる前から結果がある程度予測できるようになり、突飛なアイディアを聞いても「あり得ない」と一蹴してしまう傾向があります。無意識的に、できないと決めつけてしまうのです。

でも、ブレインストーミングではこれはご法度です。どんな馬鹿馬鹿しい荒唐無稽なアイディアも、苦笑いしてしまうようなものでも、一度リストアップしてください。そして、全員から意見を平等に得るのも重要です。

 

http://www.yblnigeria.com/community/blogs/img/blog-post-ideas.jpg

3. Defer Judgment 判断しない

最後に、アイディアに批判や、評価をしない。2と限りなく近いですが、言うは易し行うは難し、なので、敢えてもう一度いいます。何なら、最初の約束事としていかなる意見にも全員で「良いねー」ということを決めてしまってもいいくらいです。

 

http://quiizu.com/wp-content/uploads/2016/09/main-1.jpg

 

http://iwlearn.net/manuals/tda-sap-methodology/development-of-the-sap/brainstorming-innovative-ideas-and-opportunities/brainstormingrules.jpg/@@images/d9cfec47-654e-4eb8-b2e0-da768cf9c424.jpeg

 

 

Kay一家の場合は、日常会話の延長で良いと思いますが、旅行で何する?や持ち物何持っていく?などといったとりとめのない会話から始めて、どういった項目がありそうか検討するのが良いかなーと思います。

その際お互いに、馬鹿馬鹿しいと内心思っても口に出さず、いいアイディアだねーと褒め称えながらやるのが重要です。

 

ちなみに、旅行の場合、やることリストは世の中に大量に出回っているので、それを参考にするのも1つです。物事にはその道のプロがいて、特に旅行などは典型的なリストが既に存在するので、そのリストを元に話を始めるのも簡単で良いでしょう。

 

latte.la

 

www.nta.co.jp

ワーキング・グループって何?

前回の記事で、ステークホルダーをRACIの分類で分けました。

 

  パパ ママ 子ども パパ実家 ママ実家 パパ同僚 ママ 同僚 保育園 パパ友△△
R(Responsible)  X  ?            
A(Accountable)  X                
C(Consulted)        X  X  X    
I(Informed)        X X  X  X  X  X

 

では、この分類に基づいてやるべき作業をざっくりと考えてみましょう。

パパ、ママ→実作業者なので、旅行計画を練ります。パパ、最終説明責任者、パパママ双方の実家と同僚、保育園、パパ友などステークホルダーがいることが判明しました。

では、この人達を皆満足させられるように効率的に作業をすすめるにはどうしたらいいでしょうか?

パパとママは毎日旅行について話し合う?日々の仕事と家事に忙殺されてしまいそうで、あまり現実的ではありませんね。それよりは実務でもよく使うワーキング・グループを使いましょう。

私は実務で個人的によくWGと略して使っています。Kay一家では旅行ワーキング・グループ(WG)を立ち上げます。

ワーキンググループとは”特定の問題の調査や計画の推進のため設けられたチーム。WG。”

kotobank.jp

このWG(ワーキング・グループ)では旅行のための調査、推進に必要なことを話し合います。

Kay一家のワーキング・グループの主メンバーである二人は定期的に旅行の話を効率よく話すため、2週間に1回旅行のワーキンググループを設定し、話し合うことにしました。

 

http://www.whittleseacommunityfutures.org.au/i/partnership.jpg

 

初回のWG

夏の旅行のための必要なことを話します。いわゆるブレーンストーミングってやつですね。

 

ブレインストーミング - Wikipedia

集団でアイデアを出し合うことによって相互交錯の連鎖反応や発想の誘発を期待する技法

 

集団で、課題・問題点を話し、次回のWGまでに課題を解決する、というのが基本的な考え方です。なんでもアイディアを出しまくって、課題やタスクなどを洗い出す手法です。

 

http://studio.usgbc.org/wp-content/uploads/2015/07/brainstorming.png

最初にブレインストーミングでアイディアを出して、その後はそのアイディアに基づて進捗管理をしていくというのが基本の流れです。

 

では次回は、ワーキンググループでのブレインストーミングについて考えてみましょう。

 

Amazon Dash Button使ってみました

今話題のAmazonのDash Buttonを使ってみました。

f:id:kay_familyhack:20170125210622j:image

 

今回で2回目の注文。1回目は目新しさばかりが前面に出て冷静になれませんでしたが、今回は2回目で多少冷静に観察できたのでちょっと感想を残します。

 

日々の生産性が上がればなー、と思ってたけど、やってみたら生産性うんぬんというより"日々の生活用品を切らすかも"という懸念から解放されたメリットの 方が大きかったです。

 

生産性自体は元々アマゾンに頼んでいたし、今までと比べると数分の差だけど、精神的負荷はそれ以上あったのでやって良かったです。

 

www.amazon.co.jp

 

我が家での日用品(トイレットペーパーや、水、オムツなどなど)の注文は私の仕事ですが、切れるとすごく困る割に、アメリカのように大きな家ではないので、大量にストックしておくわけにもいかず、なくなる前に適宜注文というのがなかなか難しいのが課題でした。

 

ボタンは小さないトークンみたいなやつなんですが、注文から到着までシームレスにやってくれるので買うという感覚ではなく、(もちろんお金は払ってるのですが…)、なんか勝手に向こうから来てくれたみたいな錯覚を起こします。

 

何がすごいかマーケティング的な観点からは↓で丁寧に説明していただいてるのでこち

らの方におまかせします。

 

medium.com

 

私はこんなすごい考察はできませんが、一消費者として純粋に便利。

 

正直、確かにこういう日用品って何買っても同じなんですよね。我が家もAmazon Dashに対応しているという理由で、今まで買っていたノンアルコールビールを別メーカーのものに変えました。

 

他の方のブログ↓でもご意見があったように、誰がターゲットかという話がありましたが、我が家はこの2点に反応したターゲット層と思います。

 

  • 手数をかけないことに喜びを感じる
  • 細かいことを考えたくない 

小さいこども二人、夫婦フルタイム共働き、1分も時間は無駄にしたくない中、日用品の買い物はよく忘れてしまうし、なくなりそうになるとそれをメモしたり、覚えておくこともストレスでした。このボタンポチで、そういう面倒から開放されるのがありがたい。

 

machine.hatenablog.jp

 

値段?そりゃ、ドラックストアーとかの方が安いこともあるでしょう。

 

でも、家に居て向こうから商品が来るというのは、いかに子育て中の夫婦にとってありがたいか。

 

例えば、夜8時にペットボトルの水が無くなりそうな事に気が付きます。

 

近くのドラックストアーは夜9時までの営業で、8時から子どもを寝かしつけしないとけない、家事もこれからしなくては、仕事もまだ残っていて子供寝かしつけたら在宅ワークしなきゃ、などなど制約条件の多い中、何を買っても大差ない日用品の購入のため、子どもを寝かしつけた後、今だと寒い夜に出歩いて、重たい水を買いに行くのってすごく面倒じゃないですか?あるいは子どもの寝る時間を遅くさせてまで子ども連れて買いにいくのか?って話です。

 

ドラックストアーが徒歩5分の距離にあっても、夜8時〜9時の子供を寝かしつける時間を犠牲にして行くようなことか?夫に頼むのだって共働き夫婦にとっては大差ないことです。男の方が力持ちという点を除けば、どちらの時間も奪われます。

 

だったら、多少高くてもこれはまさに手間賃です。ありがたやー、という感じで心地よく手間賃払っちゃいます。

自分で買いに行けば自分の時間が取られるところを、Amazonにやってもらってるので、トレードオフ可能なことだと私は思います。時間をお金で買っている感覚ですね。

 

共働きで働いてるし、金銭的にカツカツでやってるわけではないから、そこは自分の時間を優先し、優先度の低いことはこういったサービスを利用して時間を捻出します。

 

昔、節約の極意は手作りだ!という発言を聞いたことがありますが、的を得ていると思います。

 

手作り=つまり自分で時間とコストをかけてやるというのはお金が一番安く済む可能性が高いと思います。

 

日用品の買い物だって、複数のお店を比較して、一番安い店に何なら自転車で10分かけてでも行って、特売日に買う、というのがおそらくは一番安いし、結局時間を自分でかけてやるのがコスト的には安いんだと思います。

でも、料理の手作りは満足感があったり、喜ばれたりするから、選択肢としてはコスト度外視すればあり得るけど、日用品の買い物って特に満足感があるわけでも、買ったから喜ばれるわけでもなく(ないと非難されるけど・・・)、なかなか厳しい選択しだと思います。

 

AmazonはUSではDash Buttonの先を行く、こんなサービスまで始めてるそうです。これは洗剤のボトル自体にセンサーをつけて、無くなりそうになる前に自動的に注文してくれるようなサービスです。

 

すごいーーー。これが出たら我が家は真っ先に買うと思います。特定メーカー限定だったら、絶対そのメーカーに鞍替えを簡単にしちゃうと思います。

それくらい、いちいち、なくなったかどうかを考える手間に対しての自分コストがもったいない。こんな日用品の注文とかちまちまやってる時間があるなら、子供と遊んでたいよーと切実に思います。

 

developer.amazon.com

 

私の時間は限られてて、あまり重要ではない事には時間を割きたくない。だから日々の些事に割く時間を少なくしたい。

 

スティーブ・ジョブズが黒のタートルばっかり着ていたのも、本人にとって重要でないことはシンプルにして悩まない、考えなくて良いようにしてからでしょう。

 

私にとっては日用品の買い物はまさにそう。人によって色々だし、お水買うのも楽しいよ、って人はそのままのライフスタイルで良いと思います。

 

ただ、この記事を書きながらふと、昔、芥川龍之介が「幸福になるためには、日常の些事を愛さねばならぬ」と言ってたのを思い出しましたが、私は残念ながらそこまで日々の些事を愛せないのかもと感じました。。。

 

世知辛い世の中という見方もあるのかもしれませんが、自分の時間、より優先すべき時間とそうでない時間に色をつけて優先度をつけるということをしていくための一ツールとしてのAmazon Dash Button、Kay Family的にはアリです!

 

興味ある方は是非一度お試しアレ。

 

 

 

 

ステークホルダーって何?

前回はプロジェクトの三大要素を取り入れた家庭内プロマネについて話しましたが、今回はプロジェクトをやる上で忘れてはいけない、ステークホルダーについてお話しましょう。

https://media.licdn.com/mpr/mpr/AAEAAQAAAAAAAAQiAAAAJDk2MWQ3N2ZhLWJlMjgtNGM1MS1iNDQ3LTczZDk3NmRiNTRkOA.jpg

 

ステークホルダーという言葉を聞いたことない、という方も一定数いるのではと思います。

 

ステークというのは英語でStakeのことで、掛け金という意味があります。ホルダーはHolder,つまり持っている人。掛け金を持っている人、これがプロジェクトに関心や懸念等を持っている転じて人やチーム、組織など、を指す言葉になっています。

日本語に訳すと一般的には、利害関係者という人々になります。この利害関係者をプロジェクトの開始から終了まできっちり巻き込むのがプロジェクトマネジメントにおいては、とても重要になります。

 

 英語の詳しい説明はこちらをご参考に↓

A person, group or organization that has interest or concern in an organization.

www.businessdictionary.com

ejje.weblio.jp

 

利害、が絡む人達というのがミソで、利益がある人だけではなく、不利益を受ける人々も範疇に入ります。利益がある人はプロマネ的にはわかりやすく、かつ相手方からも歓迎されやすいので通常は意識しなくても巻き込む事が容易ですが、不利益を受ける可能性のある人々は、漏れる事が多いので注意が必要です。

 

最終的にプロジェクトの完了時にステークホルダーを満足させる事がプロジェクトの成功であると言われており、ステークホルダーが満足できなければ、そのプロジェクトはコストやタイム、スコープの三大要素が全て想定通りだったとしても成功とは言えないくらい重要です。

 

それでは、前回の旅行計画の事例におけるステークホルダーについて考えてみましょう。

 

http://blogs-images.forbes.com/robertadams/files/2016/03/the-best-travel-websites-in-the-world-1200x800.jpg

 

まず、利益のある人々としては、旅行の当時者である夫、子ども達ですね。利益のある組織やチームなどを思い浮かべると、旅行会社も旅行代金を支払うため利益を受ける人に入るかもしれません。

 

では、不利益を被る可能性のある人々は誰でしょうか?不利益というと分かりにくいかもしれませんので、都合の悪い人、喜ばない人、と言い換えてみましょう。

http://itbt.biz/G9M/wp-content/uploads/2014/07/2014071002.png

そうすると、旅行計画の場合、例えばパパママの会社の同僚はパパママが休む事によりバックアップをしないといけない、あるいは同じ時期に休もうとしている人がいればその人が休めなくなるかもしれない可能性があるのでステークホルダーにあたりますね。

 

また、パパの実家に毎年夏は帰省していて、祖父祖母が孫の顔を見るのを楽しみにしているので、孫が今年の夏は来ないかもしれない、となるとがっかりし、何か既に企画を考えていたりすると都合の悪い事になるので、パパの実家の人々もステークホルダーと呼べます。

 

旅行中はママの実家に留守中の家の雑用を頼もうと何となく思っていたら、ママの実家も雑用を頼まれる事で自分達の用事が出来なくなる可能性がありますので不利益を被る可能性のあるステークホルダーとなります。 

 

ステークホルダーにはこのようにプロジェクトの完了で喜ぶ人もいれば手放しで喜べない人もいて、大概両方いるのが普通です。

 

ステークホルダーをこのように特定したあとは、ステークホルダーマネジメントを行います。カタカナが出てきてちょっと分かりにくくなってきましたかね…?

 

ステークホルダーマネジメントは日本語で分かりやすくいうと家庭の場合多少の語弊はあるものの、利害関係のある人達の戦略的ご機嫌とり、と言えます。

http://blog.tinect.jp/wp-content/uploads/2014/09/N745_iyosyacyoutoobekkacyunosarari-500-1.jpg

 

自分の達成したい目標=旅行を成し遂げるために、賛成派も反対派もどちらにもある程度満足し理解してもらうための方法論です。

こう言うと、小賢しい感じがしてしまいますが、対立していがみ合ったり、誰かがすごい不利益を不本意に受けたり、ものすごく不幸な人が全体で発生するより、プロマネスキルを使って計画的に、どの利害関係者も程度問題はあれそれなりに満足してもらえるというのが平和な解決で私は好きです。

 

ステークホルダーマネジメントは継続的に行うものになり、プロジェクト立ち上げ時に属性と賛成派なのか、反対派なのか、どのように扱うのかを決めます。

 

グローバル標準でよく使われる概念としてRACI(レイシー)というステークホルダーマネジメントのツールがあるので、それを使ってKay一家の旅行プロジェクトのステークホルダーマネジメントを行ってみましょう。

 

http://itsmtransition.com/wp-content/uploads/2014/07/Basic-RACI-Roles.jpg

 

RはResponsible(実行に責任がある人)実務作業に責任がある人のことで、これは普通はプロジェクトメンバーです。複数のチームからなるプロジェクトチームであれば、それぞれのチームリーダーに相当するような人がResponsibleといえます。

 

AはAccountable(説明責任がある人)通常、説明責任を果たせる=Accountbleな人は1人にすべきと言われており、最終説明責任者です。複数の部署や会社にまたがるプロジェクトの場合はAccountableな人も複数名出てくる可能性もあります。

 

CはConsulted(相談や意見を求めるべき人)特定領域で専門家に意見を求める人をさし、例えば営業部のプロジェクトで、法務部などに何か法律面でのアドバイスを求めるようなシナリオです。

完全にプロジェクトチームメンバーだけの閉じた世界で完結すれば良いですが、大きいプロジェクトになればなるほど専門家の意見を聞くケースが増えます。場合によっては社外の専門家に聞くような可能性もあります。

 

IはInformed (情報共有をすべき人)を意味します。相談したり、実行したりはしないけど、何かあった時に報告、情報共有はしておかないといけない人達です。

 

Kay一家の旅行プロジェクトのステークホルダーは誰でしょうか?

家族は全員影響をうけるので、全員が対象です。

 

そして、パパママの会社の同僚、パパの実家、ママの実家の人々、子ども達の習い事も旅行中はお休みするため習い事の先生、そして旅行中は保育園もお休みですので保育園の先生方も対象に入りますね。

旅行のお土産を渡そうと思っている人が上記のステークホルダー以外にいるとしたら、その人も入れておくといいと思います。ここではパパの友達でハワイに旅行に行ったという△△にパパがお土産を渡すという想定にし、△△も入れましょう。

 

では、RACIに当てはめてみましょう。

パパとママが主な実行責任者ですので、Rはパパとママ、子どもも手伝えることがあれば戦力になるかもしれませんが、潜在能力は未知数ということで、?としておきました。

パパは最終説明責任者ということでA、その他事前に調整しないといけない人たちはC、今回の場合はほぼC=Iとなりました。

実務上もわりと同じで、ある時点では色々と相談しますが、プロジェクトの開始から、完了までを見るとある一時期を除いては、ただ情報共有をするだけの関係になることも多いです。

 

そして保育園やパパ友などは旅行後に、旅行土産を渡すだけですので、まさにIの関係です。

 

  パパ ママ 子ども パパ実家 ママ実家 パパ同僚 ママ 同僚 保育園 パパ友△△
R(Responsible)  X  ?            
A(Accountable)  X                
C(Consulted)        X  X  X    
I(Informed)        X X  X  X  X  X

 

 このように分けると、たんなる旅行計画も意外と色んな人に連絡したり、相談したりしないといけないことがわかってきました。

では次回はRACIにもとづいて、これらステークホルダーの巻き込み方を考えてみましょう。

 

 

 

 

 

プロジェクトを破綻させないために必要な3つのこと

前回の話の続きですが、では、家庭にプロジェクトを置き換えた時に例えば、今年の夏の旅行をプロジェクトとして考えてみましょう。

 

そんな難しいことではなさそうですが、プロジェクト概念がない場合の事例としては

 

① Kay一家のケース プロジェクト概念なし

 

1月元旦の会話

パパ「(友達の年賀状を見て、海外旅行に行った友人が何人か居て、自分の行きたいと思った)今年はどっか旅行行きたいなあ。ちょっとママ考えてよ。どこでもいいからさ、子どもたちもちょっと大きくなったし、近場の海外でもいいかもね。時期的には夏休みかな〜。」

ママ「いいね!了解、私は夏は北海道とかちょっと涼しいところもいいかなーと思うねえ。あと、近場の海外もいいね。夏休みかあ、ちょっと高い時期かもしれないけど、せっかくだから検討してみよう。じゃ、土日に調べるわ。」

 

そして1月末の会話

パパ「そういえば旅行の話どうなった?海外いいよね。△△のところはハワイに行ったみたいだよ。ハワイはもう10年位行ってないし、また行きたくなってきたねえ。」

ママ「ちょっと調べてみたんだけど、北海道は結構良さそうよ、旭山動物園とか子どもたちも楽しめそうだし。夏休みの時期は高いんだけど、二人で働いてるしたまにはいいか!ハワイも確かに気になるね、ちょっと調べてみる!」

 

そして2月末の会話

パパ「ハワイ旅行の件、どうなった?△△に聞いたら、結構燃油サーチャージとかで高くつくらしいぞ。」

ママ「え?ハワイ旅行って決定なの?ハワイを調べてみたんだけど、ハワイって行くのに10時間位かかるんだよね。それにかなり夏休みの時期って高いんだ。。

でも、私は個人的に北海道旅行も捨てがたいんだけど・・・」

パパ「そっか、でも二人で働いてるしそんな極端に高くなければたまには贅沢な旅行もいいと思うよ。あ、ちなみに俺、今年はもしかしたら9月頃から中国に出張になるかも。」

そして3月末

パパ「旅行の話ってどうなってる?そろそろ、長期休暇をとるなら、夏の帰省ができないだろうから、ゴールデンウィークに帰省するとかした方がいいかもしれないし、もうちょっと具体的に決めない?」

ママ「うーん、ハワイ旅行調べてみたんだけど、子ども達もお金かかってくるし、時期的にピークの時期だと家族で最低80万円位はかかるんだよね。北海道旅行だと、40,50万円で済むよ。」

パパ「えー、ハワイってそんなにかかるの?北海道も50万って結構かかるね。そんなに高いんじゃ行けないよ。」

ママ「えー?!高くても贅沢な旅行もたまには良いねって言ってたじゃない。私はすっかり北海道に行く気分よ。北海道って8月は高いけど、9月になると安くなるし、9月はどうかな?」

パパ「高くてもいいとは言ったけど、俺は旅行予算は20万くらいには抑えたいと思ってたから、ハワイも北海道もどっちも予算オーバーだよ。あと、北海道を9月に延期しても9月は中国出張が決まりそうだから無理だよ、出張、2週間だよ。言ってたでしょ?」

ママ「えーー、20万の予算って国内旅行じゃあるまいし、そんな安い旅行、存在しないよ。出張も、もうちょっとちゃんと説明してよ。出張がもしかしたらあるかもみたいに言ってたから、仮の話かと思ってあまり考えてなかったよ。あーあ、パパがちゃんと予定を言ってくれなかったから、今年は旅行できない」

パパ「えーー、そんな高い旅行計画を俺に予算感も説明せず勝手に企画して、今頃になって言ってくるママのせいでしょ。そもそもこの3ヶ月何してたの?」

 バトル勃発!

↑こんな会話、したことありませんか? うちだけですかね?程度問題はあれども、いわゆるミスコミニケーションです。

 

1月の元旦から始めたのに、3ヶ月後に、旅行に行く具体的な話どころか、旅行に行けない、結論に至りました。プロジェクト的に言うと、破綻プロジェクトです。

一体何が悪かったのでしょうか?言い方?話すタイミング?

 

いえいえ、そうではなく、これはプロマネ観点で考えると、プロジェクトに必要な三大要素が抜けており、またExpectation Managementができていなかったのが良くなかったのです。

 

プロジェクトの三大要素というのは、

 

スコープ、コスト、タイム

 

の3つを言いますが、この三つが曖昧だったことが大きな要因であり、

 

もう一つはStake HolderのExpectaion Management (日本語に敢えて訳すならば、ステークホルダーの期待管理?)

 

ができていなかったことも原因にあります。

 

スコープとはプロジェクトの範囲で、会話の中で国内旅行と海外旅行など、範囲が狭まらないままずっと会話が進んでいました。これでは、具体的な話に落とし込めませんし、対象が変わったらそのたびに一から調べ直しになります。スコープについてはまずいの一番に決めるべきものでした。

 

次にコストですが、これも一番最後にコスト感が出てきましたが、それまではパパ、ママお互いの頭の中になんとなくあるものをベースに話しています。ちゃんと数字ベースでのコスト感が必要でした。

 

最後にタイムですが、これはプロジェクトの稼働日やプロジェクト期間などを指します。二人は夏の旅行と言っていたものの、夏では期間があるようでないもの、6月は初夏といえば初夏、9月も夏の終わりといえば夏、6月から9月までは四ヶ月もあり、何の3分の1が対象なってしまい、しかも何日間の旅行か決まっていないのも問題です。

 

そして、さらにプロジェクトを破綻させてしまう背景になっているのがExpectationが違っていることもあげられます。

 

この木のイラストはプロマネの間では結構有名なイラストなのですが、オレゴン大学の実験というもので、顧客は自分が必要な要件について常に正しく表現できるとは限らないということをユーモアのある漫画で表現しています。この漫画では、顧客は三連のブランコが欲しい、と言ったけど実際はタイヤのブランコを欲してたというオチで、誤った要件定義に基づき開発者やプロマネがさらに誤った理解をしてプロジェクトが破綻するというものです。

 

http://www.tamingdata.com/wp-content/uploads/2010/07/tree-swing-project-management-large.png

 

 

パパとママの会話もこの状態に実は近いのです。

パパは、実は友達の年賀状をみて、友達に対する対抗心からいった思いが出てきて、近場の海外に行きたいと思っていたのです。

この場合、どっか旅行行きたいな。どこでもいいからさ、というのは自分の本心を隠しているだけで、実際は「近場の海外に行きたい」という要件があります。

さらに時期的には夏休みと言っているものの、後の会話でお盆の帰省に影響が出ると言っているように、パパは夏休みをお盆だと思っています(8/15前後の3日から5日程度)。

そんな期待(Expectation)が明確に捉えられていないので、後々二人の会話に乖離がでてきます。

 

では、次はプロジェクトの3大要素とExpectionManagementが取り込まれた会話を再現してみましょう。

 

② Kay一家のケース プロジェクト概念あり

 

1月元旦の会話

パパ「(友達の年賀状を見て、海外旅行に行った友人が何人か居て、自分の行きたいと思った)今年はどっか旅行行きたいなあ。ちょっとママ考えてよ。どこでもいいからさ、子どもたちもちょっと大きくなったし、近場の海外でもいいかもね。時期的には夏休みかな〜。」

ママ「なるほど。海外か、近場ってどのあたりを想定?(スコープを定義)夏休みっていうけど、具体的にいつのイメージ?私は7月は忙しくて休みとれないし、8月もかなりバタバタしてるから、とれても平日休み1日位かな。。(タイムを定義)

あと、海外だと国内よりも旅行費高いと思うんだけど、いくら位の旅行費イメージでいるの?(コストを定義)

パパ「うーん、近場って子どももいるから飛行機で羽田から数時間で行けるグアムとか、サイパンのイメージだよ。アメリカとかヨーロッパだと時間かかるしね。あと、時期は俺も8月が良くって、お盆に長期休暇をとって5日くらいのイメージだったけど、そっかママは1日しか有給とれないだね。。だったら、2泊3日位でどうかな。旅行費は俺は家族で25万円が限度だと思うよ。安ければ安いほどいいね。」(タイムの明確化)

ママ「了解。でもなんで急に海外旅行行きたくなったの?」(Expectation Management)

パパ「実は友達の◯◯の年賀状で、あいつがサイパンに言ったって書いてたのを見て、何となく俺も行きたくなったんだ。子どもがいるから長旅は大変だけど、サイパン位なら近そうだし、あとやすそうだし。」

ママ「なるほど!了解」

 

前回の会話とは違い、最初の会話でおよそのプロジェクト三大要素が聞けましたね。また、Expectation Managementが多少できています。実際の業務ではExpectaion Managementは時間をかけてじっくりやらないとできないことが多いですが、ここは夫婦なので友達の◯◯が行きたいといってたらから行きたい、ということの趣旨が理解できます。実は◯◯は昔からの仲良しの友達で、◯◯とは良きライバル、あいつが子連れで海外行けたんなら俺も行ける、行きたい!という思考があるのに気が付きました。

そこでママは1月の休日に、旅行代理店に行き2泊3日で行ける近場の海外旅行、予算は25万円、8月のどこかの日程で探します。 

 

そして1月末の会話

パパ「そういえば旅行の話どうなった?海外いいよね。△△のところはハワイに行ったみたいだよ。ハワイはもう10年位行ってないし、また行きたくなってきたねえ。」

ママ「ちょっと調べてみたんだけど、サイパンなら羽田から飛行機で3時間半で家族4人で25万ギリギリに収まるよ。ただしお盆は避けないとだめだから、お盆前のシーズン平日出発限定ね。ハワイだと、先月言っていた要件から外れて特にコストの部分がサイパンですら25万円ギリギリだから倍ぐらいになるかもしれないけど、それでもいいの?あと、ハワイは2泊3日じゃむりだから、せめて3泊5日かな。私はかなり休みとりにくいけど、どうしてもハワイっていうなら仕事なんとか調整できるようにしてみる」(プロジェクトの三大要素に基づく制限事項の検討。このケースでは当初のコスト感から外れてしまっている点の検討をしています)

パパ「あー、そっか。。。(パパはお金に厳しい人のため、予算オーバーと聞くと一気に現実に戻される)ハワイはたまたま△△が言った話をこないだしてたから、良いなと思ったんだけど、予算は譲れないからやっぱり近場にしよう。お盆を避けないといけないんだね。じゃあ、俺はお盆以外で休みとれそうなタイミング調べる。それじゃ、お盆は例年どおり実家に帰省だね。じゃママが1日だけしか有給とれないから8月4日(金)に1日休みをとって3日間にしようか。」

前回は旅行のスコープが明確に決まってなかったため、ハワイ旅行の話が出てきた時にハワイ旅行がオプションに乗ってきてしまいました。しかしながら、今回はスコープ定義とコスト定義を決めていたので、振り回されることなくもとのスコープ内で話をすることができました。

そして2月末の会話

パパ「サイパン旅行ってどうなった?もう休み確定して、職場のカレンダーに休み入れてもいい?」

ママ「いいよ。実は調べたら8月4日からの3日間の良さそうなツアーがあったの。既に空席待ちだったんだ。でも、今からなら複数の旅行会社で予約できるから、安い方のツアーを仮押さえして、2つ申し込んでおくね。」

 

2月末の時点で、今回は具体的な ツアーの予約に行き着いてますね。しかも、具体的プランに行き着く時間が短かったため、選択肢が増えています。

 

そして3月末

ママ「昨日空席待ちだったツアーに空きが出たよ。これで確定だね!サイパン旅行楽しみ!」

パパ「おお、良かった。俺も先月職場のカレンダーに入れておいたし、ばっちりだよ。」

 

どうでしょう?差は歴然ですね、最初の時点でいわゆるプロジェクト用語では要件定義というのですが、何を欲しているかに時間を割いているので、最初の会話に比べると出戻りが少ないのです。

 

ということで今回はプロジェクトの三大要素(スコープ、タイム、コスト)について学びました。この三大要素はプロジェクトを破綻させないために最低限必要なことであり、曖昧な要素が多ければ多いほどプロジェクトは破綻します。

 

次回は、Expectation Managementをもう少し深掘りし、Stake holder(ステークホルダー)について語ります。では!

プロジェクト、って何?

プロジェクトって、ビジネス用語でしょ?家庭では無縁よねー、と思ったそこのアナタ。私、主婦だし関係ないしー、と思ったアナタ。

 

ノンノン。プロジェクトは、実はかなり広範囲に適用できるものなんです。もちろん、家庭でも当てはまります。

 

じゃあ、プロジェクトって何なの?という質問が出てくると思いますので、お答えします。

 

まずプロジェクトの定義とは、

 例えばプロジェクトの世界標準でもあるPMBOKの定義によると、「プロジェクトとは、独自のプロダクト、サービス、所産を創造するために実施する有期性のある業務」とされています。

 

有期性=期限がある、業務というのがポイントで、通常の日常業務は含みません。

 

例えば、コールセンターを営む会社に置き換えると、コールセンターで日々電話を受けるというのは終わりが特にないので通常業務にあたりプロジェクトではありません。しかしながら、このコールセンターが業務拡大に伴いコールセンターを拡大し、もっと大きなオフィスに引越しをする、となると、引越しは期限がある業務のため、引越しプロジェクトとなるわけです。

 

引越しという事だけではプロジェクトにはならず、あくまでも期限がある事がポイントですので、引越し業者による引越し業務は受注がある限り終わらないため、プロジェクトにはなり得ません。

 

では、これを家庭に置き換えるとどうなるでしょうか?

日々のご飯を作ること、洗濯、掃除などは残念ながらプロジェクトではありません、ね… なぜなら、まさに終わりがないからです。 (えーー、意味ないじゃーん、という声が聞こえてきそうですが…)

 

では、子どものお誕生日会、どこかに外出する、旅行に行く、というのはどうでしょう?終わりがありますね、毎年繰り返すかもしれませんが、毎年同じ誕生日会をするわけではないので、こういう特別なものが家庭でいうプロジェクトなんです。

 

なーんだ、そんな特別な時にしか生かせないスキルなら要らないや、と思ったアナタ。ご心配なく。

 

一度身についたプロジェクト思考は実は定型業務、つまり日々の終わりがない食事、洗濯などの家事にも生かせるのです。そして、プロジェクト思考を日々の生活に生かし始めるとジワジワとでも確実に全体の効率化を測る事ができます。

 

では、次回はプロジェクトの定義の中でも最も基本のプロジェクト三大要素をご紹介します。

 

つづく?